Questa informativa descrive Rimborsami AI, indicata anche come Rimborsi nelle versioni dell'app. Puoi compilare una spesa manualmente. L'AI cloud e le statistiche sono facoltative: rifiutarle non impedisce la compilazione manuale.
Chi tratta i dati
0 IDENTITY SRL, Via Mecenate 76, 20138 Milano (MI), Italia, P.IVA 14315060963, è titolare del trattamento per la gestione del servizio, degli account, dell'assistenza, della sicurezza e delle statistiche facoltative. Il contatto privacy e assistenza è info@rimborsami.ai.
Se usi Rimborsami per lavoro, l'azienda per cui operi è titolare dei trattamenti relativi alle note spese aziendali: decide finalità, persone autorizzate e termini di conservazione. Per archiviarle e gestirle, 0 IDENTITY opera come responsabile su istruzioni dell'azienda, nell'ambito dell'accordo sul trattamento dei dati. Chiedi all'azienda anche la sua informativa: questa pagina non la sostituisce.
I dati arrivano da te e dalle persone autorizzate della tua azienda, ad esempio quando ti invitano o registrano approvazioni, anticipi e rimborsi. Gli amministratori aziendali vedono i documenti consegnati per la loro azienda; gli altri colleghi non ricevono accesso alle tue spese. Il personale autorizzato di 0 IDENTITY e dei fornitori può accedere ai dati necessari per assistenza, sicurezza e gestione tecnica, secondo i rispettivi ruoli.
Quali dati servono e su quale base
- Account e servizio: email, identificativi, nome, cognome e preferenze, per accesso, sincronizzazione e documenti. Nell'uso personale la base è l'esecuzione del servizio richiesto (art. 6.1.b GDPR). Per gli account aziendali, le attività proprie di 0 IDENTITY necessarie ad amministrare accesso e sicurezza si fondano sull'interesse legittimo a fornire un servizio sicuro (art. 6.1.f); l'azienda individua la base delle note spese.
- Note spese e allegati: date, importi, categorie, esercente, motivazione, commenti, ricevute, PDF, veicoli e targhe inserite, indirizzi e percorsi, anticipi e stato delle approvazioni. Servono a preparare e gestire la rendicontazione richiesta. Le mappe e i documenti possono rivelare luoghi e spostamenti anche senza usare il sensore GPS.
- Conto per i rimborsi: IBAN e intestatario, se li inserisci dal Profilo o all'ingresso in un'azienda. Servono a ricevere i rimborsi delle note approvate. Li vede solo chi paga le note nella tua azienda, e solo quando ne paga una tua. Quando lo cambi, il registro dell'azienda annota la modifica con le ultime quattro cifre. Puoi modificarli o cancellarli dal Profilo; spariscono con l'account.
- Voce, fotocamera e file: vengono usati quando attivi la relativa funzione. I permessi del telefono abilitano l'accesso tecnico; non sostituiscono la base giuridica GDPR o la scelta sull'invio all'AI.
- Assistenza e sicurezza: messaggi che ci invii, metadati delle richieste, identificativi e registri tecnici limitati al funzionamento, agli abusi e ai costi del servizio. Gli allegati caricati nell'archivio cloud passano da un'area privata di attesa a controlli automatici del formato e antivirus prima di essere resi disponibili. Registriamo impronta del file, formato, dimensione ed esito per collegare il documento ai controlli eseguiti. Questa verifica di sicurezza è distinta dall'AI facoltativa. La base è il servizio richiesto o il legittimo interesse alla sua protezione, secondo lo scopo.
- Obblighi legali: i dati necessari per gli adempimenti che ci riguardano sono trattati quando una norma lo richiede (art. 6.1.c).
- AI e statistiche facoltative: la tua scelta viene richiesta separatamente. Per le statistiche e per l'AI nell'uso personale la base è il consenso (art. 6.1.a). Nel lavoro dipendente la scelta nell'app non sostituisce la base individuata dall'azienda né la sua autorizzazione ai fornitori.
Senza account puoi compilare manualmente sul dispositivo. Senza i dati necessari a una specifica funzione non possiamo eseguirla, ad esempio calcolare una tratta senza indirizzi. Non inserire dati sanitari, documenti d'identità o altri dati particolari non necessari: oscura sulle ricevute ciò che non serve alla rendicontazione.
Cosa arriva al server e cosa no
Le tracce GPS restano solo sul tuo telefono e vengono cancellate entro 7 giorni. Al server arrivano soltanto i dati della nota: data, partenza, arrivo, motivo, chilometri e veicolo. Non arrivano mai gli orari né il percorso.
L'amministratore della tua azienda vede solo le note che hai inviato. Le bozze, le spese personali e le tratte che segni come personali restano tue.
Le foto degli scontrini vengono ridotte e non portano con sé la posizione in cui sono state scattate (EXIF). Per guardarle l'app usa link temporanei che durano 5 minuti.
Gli scontrini di farmacia o di visite possono contenere dati sulla salute. Se non servono alla nota, non caricarli. Se devi caricarli, prima del caricamento l'app ti avvisa e ti fa coprire il codice fiscale sulla foto: la parte coperta non esiste più nel file che arriva al server.
Quando accetti i termini e la privacy, registriamo quale versione hai accettato e in che data.
Posizione e notifiche
Il Viaggio GPS parte solo quando lo avvii tu e si ferma quando lo disattivi. Usa il permesso di posizione del telefono; mentre il viaggio è in corso a schermo bloccato il telefono mostra l'indicatore della posizione. Senza il Viaggio GPS i chilometri vengono calcolati dagli indirizzi inseriti. Non mostriamo la posizione in tempo reale all'azienda. Gli indirizzi e i percorsi inclusi nei documenti consegnati restano visibili alle persone autorizzate dell'azienda.
La traccia resta sul telefono e viene cancellata entro 7 giorni, alla successiva esecuzione dell'app. Per calcolare i chilometri, i punti di ogni tratta, diradati a circa uno ogni 100 metri, passano dal nostro server a Geoapify, che li aggancia alle strade: succede anche per le tratte che poi segni come personali, e il server non conserva le coordinate. Le tratte personali non entrano in nessun documento e non arrivano all'azienda. L'uso del Viaggio GPS per conto di un'azienda richiede una valutazione distinta delle regole applicabili al lavoro.
Per gli avvisi usiamo un token del dispositivo e i servizi di consegna Expo, Apple e Google. Il messaggio push è generico; apri l'app per leggere i dettagli dopo l'accesso. Puoi disattivare le notifiche nelle impostazioni del telefono. La revoca non ritira notifiche già inviate e gli avvisi già registrati restano consultabili nell'app.
Quando interviene l'intelligenza artificiale
Rì è un assistente AI, non una persona. L'AI propone dati per compilare una spesa: può sbagliare. Controlli e confermi i campi prima del salvataggio. Non decide se una persona ha diritto a un rimborso e non approva né paga le note spese. Chilometri, tariffe e importi vengono calcolati dal codice dell'app. Non usiamo l'AI per valutare il rendimento dei lavoratori o assumere decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici sulle persone.
Per le foto proviamo prima la lettura sul telefono: Apple Vision su iPhone e Google ML Kit su Android. In questa lettura foto e testo restano sul dispositivo. ML Kit può comunicare a Google dati tecnici del dispositivo e dell'installazione, configurazione e prestazioni; questa telemetria è distinta dalle statistiche facoltative di Rimborsami.
Solo dopo la scelta esplicita nell'app, OpenAI riceve le frasi per compilare una spesa, i vocali, i PDF e le foto per cui la lettura locale non basta. La trasmissione passa dal server di 0 IDENTITY. Registriamo la versione dell'informativa, la scelta e la data associate all'account per verificarla prima degli invii. Puoi revocarla da Profilo → Privacy; l'inserimento manuale resta disponibile. La revoca blocca subito nuovi invii su questo dispositivo. Sugli altri dispositivi diventa effettiva quando il server la conferma. Se manca la connessione, il Profilo permette di confermare di nuovo la revoca senza riattivare l'AI. Un promemoria locale legato all'account conserva soltanto la richiesta ancora da confermare. La revoca non ritira richieste già ricevute dai fornitori.
Secondo le condizioni dati delle API OpenAI, i contenuti non sono usati per addestrare modelli salvo adesione esplicita del cliente API. Possono esistere registri di controllo abusi fino a 30 giorni, con eccezioni previste dal fornitore. Disabilitare il salvataggio delle risposte non significa conservazione zero. TypeSafe AI e altri fornitori AI alternativi sono disabilitati: una loro introduzione richiede informativa e scelta aggiornate prima dell'invio.
Statistiche facoltative
Le statistiche restano spente finché non le attivi tu. Dalla versione 1.0.4 l'app ti chiede la scelta al primo avvio, con due risposte di pari peso, e puoi cambiarla quando vuoi da Profilo → Privacy. Se le attivi, inviamo a PostHog UE eventi strutturati sulle schermate, sulle funzioni e sugli errori tecnici, con identificativi pseudonimi dell'account e del dispositivo, ruolo e versione. Uno pseudonimo resta un dato personale.
Escludiamo testi liberi, messaggi e stack degli errori, importi esatti, indirizzi, targhe, foto, vocali, posizione, email e nomi. Non registriamo lo schermo né catturiamo i tocchi. La localizzazione dall'IP è disabilitata, ma il fornitore riceve l'IP di connessione. La coda dell'app resta in memoria. La revoca ferma nuove catture; per i dati già ricevuti puoi esercitare i diritti al nostro contatto privacy.
Chi riceve i dati
- Supabase: autenticazione, database e archivio privato degli allegati; il progetto usa la regione europea Irlanda.
- Vercel e infrastruttura di 0 IDENTITY: richieste al backend, controlli di sicurezza degli allegati e registri tecnici; il backend Vercel usa Francoforte. I file da controllare non vengono inviati a servizi pubblici di scansione.
- OpenAI: i contenuti scelti per l'AI, come descritto sopra.
- Google ML Kit: telemetria tecnica della lettura locale su Android, distinta dai contenuti della ricevuta.
- Geoapify: indirizzi e punti delle tratte per suggerimenti, calcolo e mappe. Il fornitore dichiara servizi ospitati nell'UE e uso di infrastrutture di distribuzione. Le mappe includono dati © OpenStreetMap contributors.
- Expo, Apple APNs e Google FCM: token del dispositivo e messaggi necessari alla consegna delle notifiche.
- PostHog UE: statistiche pseudonime, quando disponibili e attivate.
- unpkg.com: distribuzione della libreria delle mappe; riceve IP e informazioni del browser o dispositivo.
- Stripe: solo se l'azienda paga il piano con carta o addebito SEPA: i dati di pagamento inseriti sulla pagina di Stripe, l'importo e il codice del piano. Nessuna spesa né nota spese.
- Resend: l'indirizzo email del referente dell'azienda e il testo delle email sul piano (rinnovo, disdetta), per spedirle.
Possono ricevere dati anche i soggetti autorizzati dalla tua azienda e le autorità quando una richiesta legittima lo impone. Non vendiamo i dati e non li usiamo per pubblicità o profilazione commerciale.
Trattamenti fuori dallo Spazio economico europeo
Una regione di archiviazione europea non esclude accessi di assistenza o altri trattamenti fuori dallo Spazio economico europeo. OpenAI, Stripe, Resend e diversi fornitori infrastrutturali operano anche negli Stati Uniti; Apple e Google usano infrastrutture internazionali.
I documenti contrattuali dei fornitori descrivono le garanzie per i trasferimenti: Supabase, Vercel e OpenAI prevedono clausole contrattuali standard nei casi applicabili. Un'eventuale decisione di adeguatezza vale solo per destinatari e trattamenti che ne soddisfano i requisiti. Puoi chiedere a info@rimborsami.ai informazioni e copia delle garanzie applicabili ai tuoi dati, con oscuramento delle informazioni riservate non pertinenti.
Quanto conserviamo i dati
- Account, spese personali e bozze: per la durata dell'account, fino alla cancellazione richiesta, salvo dati necessari a un obbligo legale o a una controversia concreta.
- Allegati in attesa di verifica: la copia privata nell'area di attesa può restare fino alla sostituzione del file o alla cancellazione dell'account; non diventa visibile agli altri utenti. Le copie temporanee usate dal processo di scansione vengono rimosse al termine del controllo. Le attestazioni dei file accettati seguono la conservazione dei documenti cui si riferiscono.
- Documenti aziendali consegnati e relativa storia contabile: secondo le istruzioni e gli obblighi dell'azienda. Per le scritture cui si applica l'art. 2220 del codice civile il termine ordinario è dieci anni; non si applica indistintamente a ogni dato dell'app. Il servizio non sostituisce la conservazione a norma dei documenti fiscali.
- Audio locale: 30 giorni dopo la trascrizione, 90 giorni se non trascritto. La pulizia avviene all'esecuzione dell'app: a telefono o app spenti può avvenire più tardi. Il backend lo inoltra per la trascrizione senza archiviarne una copia applicativa.
- Notifiche e token: fino alla loro rimozione o alla chiusura dell'account. Una notifica già consegnata può restare nel centro notifiche del telefono.
- Assistenza, scelte privacy e registri di sicurezza: per gestire la richiesta, dimostrare le scelte applicabili o ricostruire un incidente; eventuale ulteriore conservazione è limitata agli obblighi o alla difesa di un diritto pertinente.
- Servizi esterni: OpenAI applica i termini sopra descritti; Geoapify dichiara normalmente non oltre 24 ore per le richieste riuscite, con eccezioni per diagnosi e sicurezza. Le copie di sicurezza, i registri dei fornitori e le statistiche già trasmesse hanno cicli distinti dalla cancellazione nell'app: puoi chiederne i termini applicabili e la cancellazione.
Esercitare i diritti e chiudere l'account
Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse e portabilità nei casi previsti dal GDPR. Puoi revocare i consensi senza pregiudicare i trattamenti leciti precedenti. Scrivi a info@rimborsami.ai. Se la richiesta riguarda documenti della tua azienda, ti indichiamo il titolare competente e collaboriamo per gestirla. Non inviare password o codici di accesso.
Rispondiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese. In caso di complessità o più richieste, l'eventuale proroga fino a due ulteriori mesi e i suoi motivi vengono comunicati entro il primo mese. La richiesta è normalmente gratuita. Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personalio all'autorità competente del luogo in cui vivi o lavori.
La cancellazione è disponibile in Profilo → Account e anche dal sito, su rimborsi-app.vercel.app/account/elimina, senza aprire l'app. I documenti aziendali da conservare restano all'azienda e possono continuare a contenere il tuo nome. Un errore durante la procedura non ripristina dati già eliminati; puoi riprovare o chiedere assistenza. L'accesso viene eliminato per ultimo. La chiusura non implica l'eliminazione istantanea di ogni copia presso i fornitori.
Il tasto «Esporta i tuoi dati» nel Profilo scarica uno ZIP con tutti i tuoi dati: spese, note, viaggi (con i soli dati della nota), veicoli, clienti, consensi e profilo, in JSON e CSV, più le foto degli scontrini. La copia di sicurezza del Profilo serve invece a ripristinare l'app e può escludere allegati troppo grandi. Gli export delle note servono alla rendicontazione.
Aggiorniamo la data e la versione dell'informativa quando cambia. Se cambia una finalità facoltativa, chiediamo una nuova scelta prima del relativo invio.